Informacije imate, vendar jih je težko najti.
Dvajset let pogodb, specifikacij, korespondence in poročil. Nekaj je nastalo digitalno, veliko pa je nekoč skeniral nekdo, ki ga že dolgo ni več v podjetju. Informacija obstaja, do nje pa pride le tisti, ki ve, katero mapo odpreti.
Najhuje je s skeniranimi stranmi. Brez prepoznanega besedila je skenirani dokument za iskalnik zgolj slika strani, zato iskanje imena dobavitelja po arhivu ne vrne ničesar, čeprav je natisnjeno na štiridesetih dokumentih.
Optično prepoznavanje znakov (OCR) omogoči iskanje tudi po skeniranih dokumentih. Prepoznano besedilo se poveže z ustreznim mestom na strani.
Obstoječi arhiv se uvozi takšen, kot je: mape, omrežni diski, poštni predali, diski s skeniranimi dokumenti. Struktura se ohrani.
Iz digitalnih dokumentov se besedilo prebere neposredno. Skenirani dokumenti in fotografije gredo stran za stranjo skozi OCR.
Pri skeniranih dokumentih se prepoznano besedilo vgradi nazaj v isti PDF, na koordinate, s katerih izhaja.
Vse se indeksira skupaj, z metapodatki: vrsta, datum, udeleženci in mesto, kjer je datoteka izvorno stala.
Sodelavci v portalu vnesejo iskalni izraz ali vprašanje in po potrebi omejijo iskanje s filtri.
Odgovor je prikazan skupaj z odlomkom in povezavo do izvorne strani, kjer lahko preverite vsebino.
Besedilni sloj je vezan na koordinate, zato zadetek pristane na pravi vrstici prave strani, ne nekje v dokumentu.
Kaj dobite
Dokument PDF ohrani prikaz skenirane strani in dobi besedilni sloj za iskanje. Zadetki so označeni na ustreznem mestu na strani.
Digitalno in skenirano gradivo sta v istem indeksu. Ni vam treba vedeti, katero od obojega iščete.
Vprašajte, kaj je določal posamezen člen ali kateri dobavitelj je dobavljal po pogodbi, in dobite odgovor z odlomkom, iz katerega izhaja.
Povezava ob odgovoru odpre izvorni dokument na ustrezni strani, da lahko preverite navedbe in njihov kontekst.
Oddelke, vloge in zaupno gradivo je mogoče ločiti, tako da vsak vidi le tisti del arhiva, do katerega je upravičen.
Dokumente PDF z dodanim besedilnim slojem lahko izvozite in uporabljate tudi v drugih orodjih.
Prepoznava besedila podpira slovenščino in angleščino, tudi v dvojezičnih dokumentih.
Opišite svoj poslovni arhiv
Povejte nam približno, kako obsežen je in kolikšen del je skeniran. To zadošča, da vam opišemo, kako bi bil portal videti pri vas.