V skupni predal pride vse.
Računi dobaviteljev, povpraševanja po ponudbah, dobavnice, vprašanja strank in precej takega, kar ni nič od naštetega. Nekdo vsako sporočilo odpre in presodi, komu je namenjeno.
Ta oseba postane ozko grlo. Ko je na dopustu, se predal polni, in sporočilo, ki bi potrebovalo odgovor še isti dan, se najde teden pozneje pod štiridesetimi drugimi.
Ena vstopna točka, en korak prepoznave, nato ločena pot za vsako vrsto dokumenta. Vsaka pot se konča s konkretnim dejanjem.
Sporočilo s prilogami prispe v nadzorovani poštni predal.
Vsaka priloga se prebere in se ji določi vrsta. Besedilo sporočila služi kot kontekst, ne kot podlaga za odločitev.
V postopek za račune: polja se izluščijo, zneski preverijo, zapis preda v računovodstvo.
→ Predano v računovodstvoV postopek za ponudbe: poveže se s povpraševanjem, na katero odgovarja, in shrani ob njem.
→ ShranjenoPoveže se z naročilom, ki mu pripada, in arhivira skupaj z njim.
→ PovezanoOdgovorni osebi ali ekipi, s kratkim povzetkom in pripetim izvirnikom.
→ DodeljenoKaj dobite
Razvrščanje temelji na vsebini dokumenta, zato ni odvisno od tega, ali je datoteka ustrezno poimenovana.
Sporočilo s štirimi prilogami postane štirje dokumenti, vsak usmerjen po svoji poti.
Vi določite, katera vrsta dokumenta gre kam in kaj se zgodi na koncu vsake poti. Mi to povežemo s sistemi, ki jih že uporabljate.
Dokumenti, ki jih ni mogoče zanesljivo razvrstiti, počakajo na pregled skupaj z razlogom za preverjanje.
Pošiljatelj, zadeva in besedilo se berejo skupaj s prilogo, zato odgovor v pogovoru pristane pri pogovoru, ki mu pripada.
Kam je prispel, kot kaj je bil prepoznan, kam je šel in kdo ga je obravnaval, zabeleženo za vsak dokument.
Če postopke že imate, dokumente usmerjamo vanje, namesto da bi jih nadomeščali.
Opišite, kako obravnavate prejeto pošto
Opišite, kaj na povprečen dan prispe na vaš skupni naslov in kdo to danes razvršča. Poti bomo načrtovali skupaj z vami.